Seguradora dá dicas para manter engajamento de funcionários em trabalho remoto

Companhia desenvolveu ‘Escritório Digital’ com intuito de implementar cultura empresarial também no home office

Com o intuito de implementar a cultura empresarial também no trabalho remoto, a Liberty Seguros desenvolveu, no ano passado, uma iniciativa chamada Escritório Digital, que surgiu para preparar os líderes da companhia a trabalhar no “novo normal” e instruir os colaboradores a lidarem com todos os desafios deste cenário.

A seguradora encoraja o sistema home office há anos e digitalizou todos os processos. Por isso, o impacto não foi grande no início da pandemia. No entanto, adaptações precisaram ser feitas e os aprendizados cresceram neste último ano.

Delane Giannetti é diretora de talentos da Liberty Seguros / Divulgação

A iniciativa, que completa um ano, promoveu um total de 39 encontros com líderes, mais de 3 mil horas de desenvolvimento e um total de 3.900 participações – uma média de 100 participantes por encontro. Entre os assuntos abordados, fizeram parte: comunicação colaborativa em ambientes virtuais, salutogênese (como podemos nos manter sadios, a importância da preservação da saúde mental) e diversos temas relacionados às melhores práticas de gestão a distância.

“Nós entendemos que não era só fornecer os equipamentos para os nossos funcionários montarem o melhor home office. O engajamento precisava continuar e ir muito além disso. Precisávamos melhorar nossa comunicação e relacionamento, além de reforçar pilares que já eram importantes para nós, mas que precisavam ser retomados de forma diferente, como o bem-estar, por exemplo”, explica Delane Giannetti, diretora de talentos da Liberty Seguros.

A executiva listou os cinco principais aprendizados e desafios para manter os colaboradores e líderes engajados:

Respeito ao tempo

De acordo com uma pesquisa da FGV, 56% dos profissionais do mercado estão com dificuldade de equilibrar vida pessoal e profissional. Precisamos aprender como cuidar e respeitar esse ativo tão importante no momento em que as fronteiras entre a vida pessoal e profissional ficam invisíveis.

Nós estamos em horário flexível, por isso, é importante considerar seu tempo e do seus colegas na hora de agendar compromissos próximos ao horário de almoço e após o fim do expediente. Uma breve conversa no chat pode ajudar a alinhar o encontro e avaliar sua necessidade, caso seja uma urgência.
Não tenha medo de dizer “Já volto”. Se precisar de alguns minutos durante uma reunião: pegar uma água, ir ao toalete, faça como fazíamos no escritório, avise que vai deixar a sala e que volta rapidamente.
Sabemos que a rotina está complicada, por isso, avalie seus compromissos semanais e negocie a necessidade e oportunidade de participação com seus colegas. Sugira os melhores horários para ter reuniões na semana e horários bloqueados por compromissos pessoais. E, principalmente, não tenha medo de recusar reuniões, ao responder, dê novas opções ou negocie outras formas de interação, por exemplo, com envio de informações por e-mail.
Mesmo com nosso trabalho de forma flexível, planeje um momento para parar de trabalhar e faça disso uma rotina, como era no escritório. Às vezes trabalhamos mais, mas nunca foi a regra, certo?

Comunicação e colaboração

Um estudo divulgado por Albert Mehrabian diz que 93% da comunicação no dia a dia é não verbal, o que inclui tom, expressões faciais e gestos. “É importante entendermos como utilizar as ferramentas de comunicação e colaboração digital da forma mais eficaz.”

E-mails precisam ser a base das comunicações, o chat funciona para assuntos rápidos, o WhatsApp/telefone para assuntos mais urgentes e os grupos de WhatsApp fica a critério de cada time como usar.
O vídeo se tornou essencial. Use sempre quando for colaborar, resolver questões ou em reuniões de carreira e desenvolvimento. Mas é importante lembrar que o vídeo também cansa, então modere com uso de áudio em reuniões de acompanhamento ou temas menos complexos.
Comunique o seu status e fique alerta nos status dos seus colegas. É importante dizer quando está disponível, ocupado ou em reunião. E, caso seja um assunto muito importante, avalie a melhor forma de abordagem.

Relacionamento:

Uma pesquisa do Linkedin apontou que 39% dos profissionais se sentem solitários e 30% afirmam estarem estressados pela ausência de momentos de descontração no trabalho. Por isso, conheça técnicas virtuais de interação que podem contribuir para melhorar o relacionamento dentro dos times.

Trabalhar virtualmente é algo novo para muitos de nós e requer adaptação a novas formas de nos conectarmos e de nos apoiarmos mutuamente. A sensação de pertencimento ajuda a nos sentirmos mais conectados e a enfrentarmos os sentimentos de isolamento.
Aumentar a frequência de contatos é melhor que ter uma longa conversa. Isso vai ajudar a criar uma proximidade maior com seus colegas e ajudar quem pode precisar de apoio. Na prática: dá uma olhada no chat, se tiver alguém “verdinho” que você não fala faz tempo é só mandar um =), ou um “oi” mesmo, aí é de cada um.
Em um mundo onde a gente se vê menos, precisamos criar mais situações para encontros sociais. Pode parecer meio chato planejar como passar um momento mais informal com os colegas, mas vale a pena e a agenda recorrente pode ser sua amiga. Marque um café toda terça à tarde (ou quarta de manhã, ou sexta, ou qualquer dia) e faça convite opcional. Quem estiver livre aquela hora, dá um pulo na sala virtual.
Ações de integração com todo o time são importantes para fortalecer o time e garantir o acolhimento. A Liberty utiliza o aplicativo “Meu Espaço Funcionário”, onde é possível encontrar colegas do trabalho que possam ter os mesmos hobbies.

Bem-estar:

Ainda de acordo com pesquisa do LinkedIn, 62% dos profissionais estão mais ansiosos e estressados com o trabalho do que estavam antes. Se tornou cada vez mais importante ficar por dentro de como cuidar do seu bem-estar ao implementar pequenos novos e poderosos hábitos.

Fazer ginástica laboral como uma pausa para cuidar de si é mais que merecido.
Procure adequar-se a uma rotina, de modo a estabelecer horários fixos para dormir, acordar, alimentar-se, descansar, fazer exercícios físicos e outras atividades que você queira incluir no seu dia a dia. Nosso corpo e mente se adaptam melhor aos desafios do cotidiano quando mantemos a alimentação saudável, o sono regular e os músculos ativos.
Instruímos nossos colaboradores a focar no presente e no que de fato pode ser feito para prevenir e mitigar os desafios que já existem. Se ficarmos nos ‘pré-ocupando’ com situações desastrosas, que nem sabemos se vão acontecer, provocaremos um desgaste energético e mental e esqueceremos do que realmente precisa ser feito.
Invista em separar o máximo possível o espaço de trabalho dos outros espaços de convívio da casa. Às vezes pode parecer tentador trabalhar no sofá ou ficar por ali na mesa após o café da manhã , mas torna mais difícil sua organização e principalmente prejudica a separação entre o trabalho e vida pessoal.
A Liberty oferece o EAP (Employee Assistance Program – Programa global do Work Life Solutions – que tem serviços de aconselhamento confidenciais, programas e recursos para ajudar com estresse e preocupações relacionadas a questões familiares, financeiras e jurídicas.
Não temos que sentir vergonha das interrupções das crianças e pets. Isso humaniza e lembra que colocamos as pessoas em primeiro lugar.

Gestão:

De acordo com um estudo divulgado pela FGV, 46% dos profissionais do mercado lidam com maior carga de trabalho. Por isso, aprendemos e colocamos em prática como evoluir a gestão de projetos, pessoas e processos à distância.

A tendência é gerenciar cada vez mais de modo a priorizar as entregas do que as horas de trabalho em si. Visto que estamos com jornadas flexíveis de trabalho e há uma dificuldade natural em acompanhar se todos estão online e em qual atividade estão focados, a gestão será mais eficaz se acompanhar a performance pelo andamento das ações.
Continue a empoderar o time mesmo à distância. Empoderamento é resultado de viver Nossos Valores, possuir habilidades e informações necessários e ter processos e ferramentas adequados para executar as atividades e resolver problemas.
Painéis visuais ajudam na gestão transparente e colaborativa de atividades, projetos e performance da área, de modo a impulsionar ações e tomadas de decisões.
Faça reuniões de gestão frequentes e mais curtas, aproveite para checar como as pessoas estão, reforçar a conexão do time, reconhecer e celebrar. Além disso, a troca de feedbacks é essencial para a aprendizagem e melhoria contínua individual (líderes e não líderes) e do time.