Como a metodologia ágil transforma a gestão de projetos nas empresas
Transformação digital vai além da área de TI e implementa nova cultura organizacional
Um dos principais desafios em qualquer empresa é a dificuldade para conseguir tirar ideias do papel. Muitas vezes, a burocracia para aprovar projetos, mesmo que simples, engessam o desenvolvimento de soluções, o que desmotiva a equipe e consequentemente atrasa ou impacta nos resultados esperados da organização.
Para ajudar a sanar esses problemas, a Allianz Partners Brasil, líder em assistência 24 horas, começou a fomentar o conceito ágil e a utilizar a metodologia Scrum, que é um modelo adequado para desenvolvimento de produtos complexos e adaptativo com a prioridade entregar o mais alto valor possível. Apesar de ser aparentemente ligada à área de Tecnologia da Informação, a cultura pode se expandir para diversas áreas de uma empresa.
A metodologia Ágil tem como valores principais, valorizar os indivíduos e interações mais do que processo rígidos e ferramentas de gestão, entregar projetos incrementais mais do que documentações longas e abrangentes, colaboração com o cliente em todas as fases dos projetos.
A principal função da metodologia é aprimorar o processo de desenvolvimento de um produto ou serviço, de modo que a implementação seja feita de forma mais eficiente e adaptável.
Esse conceito tem sido adotado em muitas empresas, independentemente do tamanho ou segmento, em substituição à tradicional metodologia waterfall (cascata, em tradução livre), criada nos anos 70, e que gera alguns impasses por se basear na ideia de etapas pré-definidas, ou seja, um processo só é iniciado quando o anterior termina.
Na Allianz Partners, a mudança da cultura organizacional já tem sido construída há dois anos. Vincent Bleunven, CEO da Allianz Partners Brasil, explica que a principal característica desse novo modelo é ser adaptável. “A mentalidade é de renovação o tempo todo, sempre na busca por realizar entregas de forma eficiente e adaptável. Percebemos que é muito mais vantajoso entregar um projeto ainda em construção e adaptá-lo ao longo do caminho, do que esperar estar totalmente perfeito para começar a ser testado. É uma mudança de longo prazo, mas que começa a caminhar e render bons resultados”.
A mentalidade da transformação ágil está direcionada à melhoria contínua na experiência do cliente e passa por adaptações em três principais pilares: processos, estruturas e cultura.
“É preciso aprimorar as etapas de criação e entregas de novos projetos, pois possibilita mais interatividade e flexibilidade ao longo do caminho. Estamos sempre em busca formas mais rápidas e fáceis para tirar ideias do papel, sem medo de experimentar e adaptar conforme a necessidade”, conta o CEO. Ele também sinaliza a necessidade de haver uma cultura presente de receber e entregar feedbacks construtivos, sempre com foco de que o mais importante é o projeto que está em construção.
Jornada da transformação ágil
Vincent Bleunven explica que o primeiro ponto a ser debatido é entender em quais áreas a metodologia ágil pode agregar valor e ser mais útil. “Nem todas as áreas podem se adaptar a essa cultura. Por exemplo, uma área financeira precisa levar em conta diversas legislações e regras que muitas vezes não abrem espaço para a flexibilização, por isso é preciso ficar atento às particularidades de cada uma delas”.
O CEO afirma ainda que essa adaptação passa também pelo perfil das pessoas que compõem a equipe, pois deve haver consenso de que todas as ações são realizadas para a evolução de determinada área. Além disso, entender o conceito de se trabalhar com propósitos e metas, diferentemente de apenas executar tarefas demandadas.
“Nossa área de Organizational Management, ou de projetos, por exemplo, não trabalha com microgestão, ou seja, dizer o que cada funcionário deve fazer naquele dia. O nosso foco é seguir um road map, onde há uma meta de médio a longo prazo a ser atingida. Isso faz com que o profissional também aprenda a errar e mudar processos de trabalho ao longo do caminho”, conclui.
Como funciona na prática?
De acordo com o CEO, a metodologia ágil está muito mais ligada à execução do projeto do que à criação, que é sempre feita por meio de demandas dos clientes. “A diferença está no formato: primeiro é feito um brainstorm de aproximadamente dois dias com todas as pessoas envolvidas no projeto, a partir daí essas ideias são classificadas, priorizadas e descritas para que se tornem realidade”, explica.
Feito isso, o segundo passo é organizar as ideias em ferramentas especificas de metodologia ágeis para que toda equipe trabalhe em cima dos objetivos durante cerca de duas a quatro semanas. Ao final deste processo, o protótipo do produto ou serviço é entregue e passa a ser ajustado conforme a necessidade.
“Discutimos e incrementamos projetos ao longo do tempo, com atualizações a cada período (sprints). Isso é uma mudança radical em relação ao modelo antigo, onde alguém tinha que entrevistar toda a empresa, criar documentos, pedir aprovações”, conta Vincent.
A cada 15 dias, o time faz uma reunião para rever os conceitos discutidos inicialmente e assim surgem novas melhorias com o projeto já em andamento. Tais entregas também vêm acompanhadas de feedbacks, o que facilita a criação de possíveis ajustes de forma muito mais rápida. Além disso, a equipe se reúne diariamente para solucionar os problemas que passam surgir ao longo do caminho.
“Hoje, contamos com três equipes multidisciplinares com total conhecimento e entendimento da cultura ágil, que envolve os departamentos de TI, comercial e negócios. Ao longo do tempo, os times especializaram-se no assunto, o que nos permitiu criar sinergia entre as áreas”, explica.
O CEO ressalta que ainda há muito a se construir, mas que todos os projetos da Allianz Partners atualmente já estão inseridos na transformação digital, o que ficou ainda mais evidente com o trabalho remoto por conta da pandemia. “O trabalho ágil é muito adaptável ao modelo remoto. Como falamos da mudança de cultura, isso extrapola a questão física e temos conseguido dar andamento em grandes melhorias para todas as áreas da empresa”, finaliza.
